英語でメールを書く！基本をマスターして英作文する方法！

外国人とやり取りするようになると、まず必要になるのが英語でメールをやり取りすることです。

まず相手からメールを受け取ったら、それをじっくり読んで、理解することから始めます。

次に遅くならないように返信しなければなりません。英語でメールを書くのが苦手で、返信が遅くなってしまったり、最悪なケースでは返信しないなんて人もいるようです。

トラブルの原因になりますので、できるだけ早く、的確な返信をしましょう。

英語でメールをやり取りすることが苦手な方に、基本的な方法を紹介します。

なお、以下、「メール」とは電子メール（email）という意味で使います。日本ではメールと言えば、電子メールを意味することがほとんどなのですが、これをそのまま外国人に言ってしまうと、「手紙（mail）」という意味になるので注意しましょう。

私は、一度、米国人のある方に「よろしければ後でメールをお送りください」とお願いしたら手紙（mail）が送られてきたことがあります。手間をかけさせてしまったと反省しました。このようなミスコミュニケーションが無いように念の為に記します。

＊英文のメールの書き方について習得するためには、関連の書籍を読む方が効率良いです！

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受信した英語のメールをよく読む

ここではいわゆる友達同士のメールではなく、仕事などで必要となる英語のメールのやりとりを想定して説明します。

日本人同士の日本語のメールのやり取りでも、全く面識のない人、一度名刺交換しただけの人、よく知っていて何度もやり取りしている人など、その関係性でメールの文章が変わってきます。

またメールの文章を「丁寧で長い文章」を好むのか、「フレンドリーで短い文章」を好むのかも人によります。

これは英語でも同様で、お互いの関係性で文章が変わってきます。また外国人と言ってもいろいろな国の人とやり取りする可能性がありますので、文化によっても違いがあります。

自分からまずメールを出さなければならない場合は、丁寧で少し長めの文章にしておく方が無難でしょう。文化にもよるのですが、あまりにフレンドリーで短い文章にすると、「無礼」な印象を与えてしまう可能性があるためです。

それならば「少し堅苦しくて丁寧」な印象を与えられた方が、やり取りをしながら徐々にフレンドリーにしていくことは可能です。

反対にまず相手からメールを受け取った場合は、そのメールをよく読んで、メールの書き方を真似すると良いでしょう。

相手からのメールの文章は、送信者が考える適切なメールの書き方が凝縮されています。文章の長さ、丁寧さとフレンドリーさのバランスなどです。

「そんなこと言われても英語だからよくわからない」という場合は、書き方をできるだけ真似するだけで大丈夫です。

「相手のメールを真似する」ことを上で紹介しましたが、ほとんど英語でメールのやり取りをした経験が無い場合は、まずは英文メールの書き方を勉強してしまう方が効率良いです。

基本的には英語の手紙の書き方に似ていますが、デジタルツールであるメール（email）は手軽さが特徴ですので、より簡略化した書き方が好まれることの方が多いです。

それでもそれなりに書き方の「型」がありますし、電子メールを書く時によく使うフレーズなどもありますので、それらが初心者向けに簡単にまとめられた本などを１冊選んで手元に置いておくと便利です。

例えば書き出しの部分を「Dear　〇〇,」とするなんてことも基本ですが、〇〇をフルネームなのか、First name、Family nameのどちらなのかなんてことも迷うことがありますし、Mr/Missなどをつけるのか、男性か女性かわからない場合はどうするのかなんてことも悩みます。

何度も会っているあいてであれば、「Hi, 〇〇」と書かれてくることもあります。そのようなことを解説してある英文メールの書き方を一通り学んだ方が失敗が少なくなるでしょう。

英文メールの書き方の本を１冊読んでも、もちろんそこに書かれていないようなパターンなどで悩むこともあります。そんな時は具体的にその内容をインターネットで検索してみると、かなり詳しい人が書いたブログなどがあることが多いので参考になります。

電子メールが世の中で利用される様になってからまだ歴史が浅く、メールで使う言葉もどんどん変化しています。そのためあまりに古い本は、内容が現在と異なる可能性がありますので、できるだけ新しい本を選ぶと良いでしょう。

メールのやり取りをしていると、どうしても長文になってしまうことがあります。しかし、原則としてメールは簡潔な短めの文書で書くようにした方が無難です。

何らかのイベントの案内などを多くの人に配信する場合などは、そのイベントなどのホームページを別途作成し、そのURLをメールに貼り、「詳しくはこちらをご覧ください」などと案内することが好ましいです。メールの本文はできるだけ短くしましょう。

正直なところ、メールを開いた時にあまりに長文なメールであると「うっ！」という感じがして読むことにプレッシャーを感じます。

そのため、どうしてもメールの本文が長くなってしまう場合は、箇条書きなどを使って、読む必要がある部分などを見分けやすくするなどの工夫も有効でしょう。

またあまりに長い文章は、PDFファイルとして添付するという方法もあります。PDF以外のファイルは、文字化けしたり、相手のサーバーで自動的に削除されるなどの送信エラーになる可能性がありますので、注意が必要です。